Jak legalnie monitorować pracowników
2014-08-26, 15:58
Mimo coraz powszechniejszego stosowania monitoringu pracowników w Polsce, nie jest on wprost uregulowany w żadnym polskim akcie prawnym. Taka możliwość wynika jednak z uprawnień kontrolnych pracodawcy wobec zatrudnianego personelu, określonych w przepisach prawa pracy.
Posłuchaj
Pracownik musi wiedzieć o monitoringu
Pracodawca, który chce monitorować pracowników musi ich o tym poinformować. Może to zrobić poprzez zamieszczenie odpowiednich zapisów w wewnątrzzakładowych regulacjach np. w regulaminie pracy albo w indywidualnych umowach o pracę.
– Informacja ta powinna być sformułowana na tyle precyzyjnie, aby pracownicy nie mieli problemu ze zrozumieniem, które z ich zachowań będą kontrolowane przez pracodawcę oraz w jaki sposób – tłumaczy Dominika Nowak radca prawny Kancelaria DLA Piper Wiater.
Co ważne dodatkowo, pracodawca powinien przekazać pracownikom wiadomość o wprowadzanym monitoringu w sposób zwyczajowo przyjęty w danym zakładzie pracy, np. za pośrednictwem poczty elektronicznej, czy w formie ogłoszenia wywieszanego na tablicy informacyjnej w zakładzie pracy.
Zapisy z kamer trzeba dobrze chronić
Coraz częściej pracownicy są monitorowani za pośrednictwem kamer.
Jednak, jak podkreśla radca prawny, w przypadku zapisu i archiwizacji zapisów z nich, pracodawca jako tzw. administrator danych, powinien zebrane dane przechowywać zgodnie z wymogami ustawy o ochronie danych osobowych.
Gdzie nie można stosować monitoringu
Co ważne, pracodawca nie może monitorować pomieszczeń, w których nie jest wykonywana praca, jak szatnie, stołówki czy toalety. Kamery nie powinny być instalowane w zakładzie pracy tylko i wyłącznie po to, by kontrolować jakość i wydajność pracy pracowników. Usprawiedliwione może być ich zainstalowanie - taka forma kontroli w przypadku odnotowania kradzieży na terenie zakładu pracy.
Można kontrolować tylko służbowe rozmowy telefoniczne
Monitoring rozmów telefonicznych pracowników dozwolony jest tylko i wyłącznie w odniesieniu do rozmów służbowych.
Nagrywanie prywatnych rozmów pracowników wiąże się z ryzykiem zarzutu popełnienia przestępstwa - na gruncie kodeksu karnego. – Kto w celu uzyskania informacji, do której nie jest uprawniony, zakłada lub posługuje się urządzeniem podsłuchowym, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2 – wyjaśnia Dominika Nowak.
Monitoring poczty elektronicznej
Kontrola poczty elektronicznej jest co do zasady dopuszczalna tylko w zakresie korespondencji służbowej - monitoring prywatnej korespondencji jest zabroniony, nawet jeżeli pracodawca dopuszcza możliwość wykorzystania komputera służbowego do celów prywatnych.
Za łamanie prawa pracodawca poniesie karę
Pracodawca, który narusza zasady monitoringu, naraża się na zarzut naruszenia dóbr osobistych pracownika, który może w takiej sytuacji domagać się wypłaty zadośćuczynienia.
– W przypadku naruszenia przepisów ustawy o ochronie danych osobowych, jak tłumaczy Dominika Nowak radca prawny Kancelaria DLA Piper Wiater, pracodawca jako administrator tych danych może liczyć się z odpowiedzialnością karną a także z sankcjami administracyjnymi stosowanymi przez Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych.
Justyna Golonko